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# mail Einladen und persönliche E-Mail senden

Für verschiedene Arten der Benachrichtigung stehen flexible Möglichkeiten bereit, um Teilnehmende zur Sitzung einzuladen, oder im weiteren Verlauf Nachrichten per E-Mail auszutauschen. Diese Funktionen befinden sich in der Teilnehmenden-Leiste am oberen linken Bildschirmrand.

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# Vergleich der Benachrichtigungsarten

menu öffnet ein Menü mit drei Einträgen zum E-Mail-Versand:

Funktion Versand durch Zweck
outgoing_mail Persönliche
        E-Mail		 Ihr E-Mail-Programm Individueller Text und persönlicher Austausch.
event_upcoming Einladen Portal Erstmaliger Zugang inkl. Kalendereintrag (ICS).
add_alert Benachrichtigen Portal Kurzer Hinweis auf Bearbeitung/Änderungen.

# outgoing_mail Persönliche E-Mail senden

Die Funktion „Persönliche E-Mail senden“ ermöglicht es Ihnen, Teilnehmende direkt über Ihr eigenes lokales E-Mail-Programm (z. B. Outlook, Apple Mail oder Thunderbird) anzusprechen. Der große Vorteil: Die Nachricht wird über Ihre gewohnte Absenderadresse verschickt und erscheint später ganz normal in Ihrem Ordner „Gesendete Elemente“.

# So gehen Sie vor

  1. Wählen Sie den Menüpunkt aus. Es öffnet sich automatisch ein neues E-Mail-Fenster in Ihrem Mail-Programm.
  2. Der Link zur Sitzung sowie grundlegende Informationen sind bereits im Nachrichtentext vorformatiert.
  3. Ergänzen Sie Ihren individuellen Einladungstext und senden Sie die E-Mail wie gewohnt ab.

Empfehlung für den Erstkontakt

Ein persönlicher Begleittext erhöht die Vertrauenswürdigkeit und sorgt dafür, dass Ihre Einladung seltener im Spam-Filter landet als rein automatisierte System-Mails.

# Wahl des Mail-Clients

Da verschiedene Anwendungen E-Mail-Daten unterschiedlich verarbeiten, wählen Sie bitte die für Sie passende Option im Dialog aus:

  • Option "Outlook": Optimiert für Microsoft Outlook (Desktop-Version).
  • Option "andere Apps": Für Apple Mail, Thunderbird, Windows Mail etc.

Nur durch die korrekte Auswahl wird sichergestellt, dass die Empfängeradressen und der Betreff fehlerfrei in Ihr E-Mail-Programm übernommen werden, wenn mehrere Empfänger adressiert werden.

# Fehlerbehebung: Mail-Programm öffnet sich nicht?

Sollte nach dem Klick keine Anwendung starten oder das falsche Programm (z. B. nicht das bereits eingerichtete Outlook) erscheinen, muss die Standard-App in Ihrem Betriebssystem korrekt hinterlegt werden.

Technischer Hintergrund

Die Software nutzt sogenannte MAILTO-Links. Damit diese funktionieren, muss im Betriebssystem eine Standard-Anwendung für E-Mails definiert sein.

# Lösung unter Windows:

Um die Standard-App für E-Mails festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Windows-Startmenü und wählen Sie das Zahnrad-Icon (Einstellungen).
  2. Navigieren Sie zu Apps > Standard-Apps.
  3. Suchen Sie in der Liste nach E-Mail und wählen Sie dort Ihr bevorzugtes Programm (z. B. Outlook) aus.
  4. Profi-Suche: Alternativ können Sie in den Einstellungen nach „Standard-App nach Protokoll auswählen“ suchen und dort dem Eintrag MAILTO Ihr gewünschtes Programm zuweisen.

# event_upcoming Einladen per Standard-E-Mail

Die Standard-E-Mail ist eine automatisierte Einladung, die direkt über das Portal versendet wird. Diese Methode ist ideal, wenn Sie Teilnehmenden einen schnellen Zugriff ermöglichen und gleichzeitig einen Kalendereintrag bereitstellen möchten.

Verfügbarkeit

Diese Funktion steht für alle Gruppen-Sitzungen zur Verfügung. Für Ad-hoc-Sitzungen ist dieser Versand nicht möglich, da hierfür keine vordefinierten Gruppenmitglieder hinterlegt sind. Weitere Informationen zu Sitzungsarten

# Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Automatischer Sitzungslink: Der Sitzungsname wird automatisch in den Betreff und den Link übernommen.
  • Integrierter Kalendereintrag: Falls Start- und Endzeitpunkt für die Sitzung definiert sind, wird automatisch eine ICS-Datei angehängt. Empfänger können den Termin so mit einem Klick in ihren persönlichen Kalender (Outlook, Google, Apple Mail etc.) übernehmen.
  • Persönlicher Bezug: Sie werden in der E-Mail namentlich als einladende Person genannt.
  • Eigene Kopie: Sie erhalten die E-Mail ebenfalls, um den Termin bequem im eigenen Kalender zu speichern.

# Funktionsweise & Details

Sobald Sie den Versand auslösen, generiert das System eine strukturierte E-Mail an alle hinterlegten Teilnehmenden.

Element Beschreibung
Absender Der Versand erfolgt über die Systemadresse des Portals.
Inhalt Ein standardisierter Text mit dem Namen der Sitzung und dem Zugangslink.
ICS-Anhang Enthält alle Termindaten und den Sitzungslink direkt im Kalendereintrag.

Hinweis zur Individualisierung

Im Gegensatz zur persönlichen E-Mail bietet die Standard-E-Mail keine Möglichkeit, den Text oder den Absender manuell anzupassen. Sie ist auf maximale Effizienz und technische Zuverlässigkeit (Kalendersynchronisation) ausgelegt.

# add_alert Benachrichtigen per Standard-E-Mail

Mit der Funktion „Benachrichtigen per Standard-E-Mail“ senden Sie einen schnellen Impuls an alle anderen Teilnehmenden. Dies ist besonders hilfreich, um auf Fortschritte in der Sitzung aufmerksam zu machen, ohne eine formelle Einladung oder eine ausführliche E-Mail schreiben zu müssen.

# Der ideale Einsatzbereich: Zeitversetztes Arbeiten

Wenn Sie asynchron an einem Projekt arbeiten (z. B. Vorbereitung eines Whiteboards oder Aktualisierung von Dokumenten), dient diese Funktion als „Pling“, um den Rest der Gruppe über Ihre Änderungen zu informieren.

# So funktioniert es

  • Ein-Klick-Service: Ein Klick auf das Glockensymbol add_alert im Menü löst den Versand sofort aus.
  • Inhalt: Das Portal versendet automatisch eine E-Mail mit dem direkten Sitzungslink und dem Hinweis, dass aktuell in der Sitzung gearbeitet wurde.
  • Flexibilität: Diese Funktion steht allen Teilnehmenden zur Verfügung – nicht nur der Moderation. So kann jeder individuell entscheiden, wann eine Information an die Gruppe sinnvoll ist.

Best Practice: „Kurzes Update“

Nutzen Sie diese Funktion nach der Bearbeitung von Inhalten (z. B. nach dem Hinzufügen neuer Textkarten), damit Ihre Kolleg:innen wissen: „Hier gibt es etwas Neues zu sehen!“

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