Hilfe-Center

# Gruppen verwalten

Gruppen sind das Herzstück Ihrer Zugriffssteuerung. Sie legen fest, welche Personen auf welche Sitzungen und Inhalte zugreifen dürfen.

Das Prinzip: Eine oder mehrere Sitzungen werden einer Gruppe zugeordnet. Die Gruppe wiederum bestimmt, welche Mitglieder (Konten) automatisch Zugriff auf alle zugehörigen Inhalte erhalten.

Inhaltsverzeichnis ausklappen

Der ideale Workflow

Definieren Sie zuerst die Gruppe ("Wer soll teilnehmen?"). Danach können Sie für diesen festen Personenkreis beliebig viele Sitzungen erstellen, ohne die Berechtigungen jedes Mal neu setzen zu müssen.

# Die Gruppenübersicht

Um Ihre Gruppen zu verwalten, navigieren Sie zu Administration → Meine Gruppen. Hier finden Sie eine zentrale Liste aller bestehenden Gruppen.

Abbildung: Meine Gruppen

Zentrale Verwaltung Ihrer Gruppen und Berechtigungen

# Filtern und Suchen

Nutzen Sie die Suchleiste (Eingabefeld Suche nach Gruppen und Gruppenbesitzern) oder filtern Sie nach Gruppentypen, um die Übersicht zu behalten. Ihre Filtereinstellungen bleiben auch beim nächsten Besuch gespeichert.

Typ Icon Beschreibung
Meine group Gruppen, die Sie selbst erstellt haben.
Verwaltbar shield_person Gruppen anderer Personen, für die Sie Administrationsrechte besitzen.
Nur Mitglied person_2 Gruppen, an denen Sie teilnehmenen ohne über Verwaltungsrechte zu verfügen.

# Neue Gruppe erstellen

Lieber als Video?

movie Hier geht es zur Videoanleitung

Klicken Sie auf die Schaltfläche add_circle Neue Gruppe.

  1. Name: Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihre Gesprächspartner, das Team oder Projekt.
  2. Teilnehmende wählen: Tippen Sie den Namen eines Kontakts. Die Autovervollständigung schlägt Ihnen passende Kontakte vor.
  3. Hinzufügen: Bestätigen Sie die Auswahl über die Schaltfläche person_add Hinzufügen.
  4. Prüfen: Erst wenn die Person in der unteren Liste erscheint, ist sie Mitglied der Gruppe.

Tipp: Schneller Workflow

Sie können Personen auch zu Gruppen hinzufügen, wenn deren Kontaktanfrage noch offen ist. Sobald der Kontakt bestätigt wird, ist der Zugriff auf Sitzungen der Gruppe damit sofort aktiv.

# Rollen und Mitglieder verwalten

In der Mitgliederliste können Sie folgende Aktionen durchführen:

  • group_remove Entfernen: Löscht Kontaktr aus der Gruppe.
  • add_moderator Co-Verantwortung: Erteilt volle Administrationsrechte (Teilnehmende & Sitzungen verwalten). Nur für Lizenznehmende verfügbar.

Abbildung: Neue Gruppe anlegen

# Zustände der Gruppe (Lebenszyklus)

Eine Gruppe kann drei verschiedene Zustände einnehmen, die Sie über das Menü menu und die Aktionen

  • lock Schließen,
  • disabled_visible Verbergen und
  • delete_forever Löschen

steuern können (Aktionen für die Gegenrichtung stehen im Regelfall ebenfalls zur Verfügung).:

Zustand Bedeutung
Aktiv Die Gruppe ist voll einsatzbereit. Neue Sitzungen können erstellt und Inhalte bearbeitet werden.
Geschlossen "Archiv-Modus". Es können keine neuen Sitzungen erstellt werden. Inhalte sind lesbar, aber nicht mehr veränderbar.
Verborgen Die Gruppe ist für Mitglieder unsichtbar. Über "Nicht verbergen" kann sie jederzeit wieder aktiviert werden.

Abbildung: Zustände und Funktionen für Gruppen

Hinweis zu Ad-hoc-Sitzungen

Für spontane Meetings mit Gästen via Link benötigen Sie keine Gruppen. Nutzen Sie Gruppen, wenn Sie mit festen Benutzerkonten arbeiten und eigenständige Bearbeitungsmöglichkeiten für die Teilnehmenden ermöglichen möchten.

← Überblick →